情報漏洩を阻止！機密書類適正処理のすすめ

概要

会社や店舗内には多くの個人情報や顧客情報、社外秘文書などがあふれています。
情報が漏洩してしまうと、社内だけでなく関係各所に多大な不利益を与えてしまいかねません。
そのため、廃棄の際には適切に処分することが求められます。
そこでシュレッダーにかけて処分をしている事業所様も多いのではないでしょうか。

しかし量が多いと、従業員の手間や負担も大きく、そして文書自体細かくなるだけで完全に読めない状態にならないというポイントにリスクを感じる事業所様も多いことでしょう。
本記事では、機密書類を適正に処理するメリットと、その方法をご案内します。

機密書類を自社で廃棄する際のデメリット

情報漏洩の危険性

機密書類を処分するうえで最も配慮しなければならない点は、情報漏洩が起こってしまわないかという点です。
量が多かったり、シュレッダーをかける時間が無く機密書類を倉庫等に保管したままになっているケースが多々あります。
過去には退職する社員が機密書類を不正に持ち出し、転職先の企業で情報を使い回したという事件も発生しています。

そのため、機密書類はしっかりと管理し、定期的に処分する必要があります。
シュレッダーでの処分となると、従業員の手間や時間を取ってしまい、本来シュレッダーで処分しなければならない書類を面倒なためゴミ箱に捨てていたという事例もありました。
また、しっかりとシュレッダーをかけても、文書が消えてなくなる訳ではないため、読み取られてしまう可能性がありリスクを感じている事業所様も多いです。
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廃棄する際の手間が伴う

企業によっては、期末には機密書類を処分しなければならないなど、廃棄の規定を定められている場合があります。
そのほかにも保管期限付き文書の期限が切れた際など、スポット的に大量の機密書類の処分が必要となってきます。
それだけではなく、昨今ではDX化が進んでおり、今まで紙で保管していた文書をデータに置き換える企業が増えています。

このように、一時的に大量の機密書類を処分する機会が多くあり、従業員の手間になってしまい処分に困っているという問い合わせを多くいただきます。
その際に懸念点として上がってくるお声が、シュレッダーでは一度に処分できる枚数に限りがあるため、机の上や倉庫に溜めてしまう傾向があり情報漏洩のリスクが高まってしまうのではないかという心配のお声です。

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機密書類の適切な処分方法

機密書類溶解処分

上記のような情報漏洩のリスクや従業員の手間を省くための処分方法が「機密書類の溶解サービス」です。
弊社で行っている機密書類溶解サービスのポイントをお伝えします。

1．ホッチキスやキングファイルからの取り出し不用
弊社の機密書類溶解サービスでは、ホッチキスやクリップ、キングファイルからの取り出し作業は一切必要ありません。
そのままの状態でお引き取り可能なため、従業員の方々の手間を省けます。

2．開封せず破砕処理を行う
機密書類を詰めていただいたダンボールを開封することなく、破砕を行いますので機密書類が他者の目にとまることはありません。
そのため機密性が担保され、安心してお任せいただけます。

3．機密書類抹消証明書の発行
溶解処理後には、しっかりと処分ができた証として機密書類抹消証明書を発行しています。

近畿環境保全の2つの機密書類溶解プラン

弊社では排出量に応じて2つの機密書類溶解プランをご用意しています。

まず一つ目は排出量が多いお客様向けの、コンテナ車でお伺いするプランです。
こちらは事前にダンボールに機密書類を詰めていただき、当日コンテナへと積込みを行い運搬いたします。
運搬距離や処分量によって金額が変動するため、事前に御見積をいたします。

二つ目は排出量が少ないお客様にピッタリの機密小口プランです。
このプランでは、専用段ボールを1箱1,980円（税込）で事前にご購入いただき、そこに機密書類を詰めていただきます。
この1,980円（税込）のなかに、運搬費用も処分費用も入っているため追加でかかる費用はございません。

もちろん、前述した通りキングファイルのまま廃棄可能で、機密書類抹消証明書も発行いたします。
詳しい内容は、下記画像をクリックの上、ご確認ください。

世間では機密情報漏洩事故が頻発しています。
リスク回避のために、適切な処分をおすすめしています。

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